Neben der bestehenden Raumverfügbarkeit, dem Preis und den Stornierungsbedingungen sind die Zahlungsbedingungen eine wichtige Information, welche meist von Kunden erfragt wird und welche in Ihrem eigenen Interesse auch klar und verständlich kommuniziert werden sollte. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Zahlungsbedingungen erstellen und wo sie entsprechend angezeigt werden.
Definition Ihrer Zahlungsbedingungen
- Um möglichst flexibel zu sein, haben Sie die Möglichkeit je nach Buchungswert verschiedene Zahlungsbedingungen geltend zu machen. Legen Sie sogenannte "Buchungswertstufen" an und definieren Sie wieviel Prozent des Buchungsbetrages zu einem bestimmten Zeitpunkt 'X' beglichen werden müssen. Die Bedingungen richten sich nach folgenden Variablen:
- Buchungswert
- Zeitraum relativ zum Veranstaltungsdatum
- Prozentsatz des Buchungswertes - Navigieren Sie zum Bereich Eigene AEBs im Extranet Ihrer MICE Buchungsmaschine und scrollen Sie zum Abschnitt Zahlungsbedingungen direkt unterhalb Ihrer Stornierungsfristen.
- Sollten Sie noch keine Zahlungsbedingungen eingestellt haben, betätigen Sie nun die Schaltfläche 'Zahlungsbedingungen hinterlegen', worauf sich ein weiterführendes Menü öffnet.
- Das System schlägt zunächst zwei voreingestellte Bedingungen vor, welche Sie jedoch selbstverständlich an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Folgende Daten sollten Sie festlegen:
a) Buchungswert (rot markierte Felder):
Legen Sie zunächst die verschiedenen Buchungswertstufen fest. Über die Schaltfläche 'Weitere Buchungswertstufen hinzufügen' können Sie beliebig viele Buchungswertstufen hinzufügen.
b) Zeitraum relativ zum Veranstaltungsdatum (grün markierte Felder):
Bestimmen Sie den jeweiligen Zahlungszeitraum, in welchem ein entsprechender Prozentsatz des Gesamtbetrags beglichen werden muss. Die Einteilung erfolgt nach "Tagen" und kann über das Dropdown-Menü auf 'vor' oder 'nach' der Veranstaltung eingestellt werden.
c) Prozentsatz des Buchungswertes (violett markierte Felder):
Zuletzt bestimmen Sie noch den gewünschten Prozentsatz, welcher nach X Tagen vor oder nach der Veranstaltung beglichen werden muss. Stellen Sie dabei sicher, dass die Summe der gewählten Prozentsätze immer 100% beträgt (z.B. 30% + 20% + 50% = 100%).
- Sind alle Regeln zu Ihrer Zufriedenheit erstellt, klicken Sie abschließend auf 'Speichern' am rechten unteren Bildschirmrand.
Konfigurationsbeispiel
Im Screenshot oben wurden 3 verschiede Buchungswertstufen definiert.
- Für Stufe 1 (Buchungswert bis EUR 800) und Stufe 2 (Buchungswert zwischen EUR 800 und EUR 1.700) werden mindestens 20% des Gesamtbetrags vor dem Event und 80% nach dem Event als Zahlungsvorgabe kommuniziert.
- Stufe 2 setzt eine Anzahlung voraus, welche spätestens 5 Tage vor dem Event getätigt werden muss. Stufe 1 verlangt eine Anzahlung spätestens 2 Tage im Voraus.
- Stufe 3 (sämtliche Buchungen mit Buchungswert mehr als EUR 1.700) verlangt nach einer früheren Anzahlung (spätestens 10 Tage vor Veranstaltung), welche zudem 50% des Buchungsbetrags beinhaltet.
Wo werden die definierten Zahlungsbedingungen dem Kunden angezeigt?
Nachdem Sie Ihre Zahlungsbedingungen erfolgreich eingestellt haben, ist es wichtig, dass diese dem Kunden auch klar ersichtlich angezeigt werden. Nach erfolgreichem Speichern der erstellten Einstellungen werden die Informationen an folgenden Stellen Ihrer Buchungsmaschine sowie den Seiten unserer Vertriebspartner kommuniziert:
- Hotel-Detailseite:
Direkt oberhalb der Stornierungsfristen, am rechten Bildschirmrand, erscheint ein Link namens "Zahlungsbedingungen". Bei Betätigung dieser Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit den entsprechenden Informationen.
- AGBs:
Am unteren Ende Ihrer Hoteldetailseite stellen wir Ihre im Extranet hinterlegten Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verfügung. In diesem Dokument werden automatisch auch Ihre Zahlungsbedingungen angezeigt. - Reservierungsbestätigung/ -Angebot:
Mit jeder Reservierung senden wir dem Kunden automatisch eine E-Mail mit entsprechender Reservierungsbestätigung in PDF-Format. Dieses angehängte Dokument enthält auch die von Ihnen hinterlegten Zahlungsbedingungen. Dies gilt ebenso für mit dem Angebotsgenerator versendete Tagungsangebote.