Veranstaltungsplaner mit einem AirPlus Company Account haben die Möglichkeit ihre gebuchten und realisierten Veranstaltungen mit AirPlus zu bezahlen.
Abrechnung über Mastercard
Die Abrechnung über AirPlus ist für all jene Hotels möglich, die eine Abrechnung über Mastercard anbieten können und deren Abrechnungs-Terminal eine 'Card-not-Present'-Funktion unterstützt. Da im Falle einer AirPlus-Abrechnung keine physische Kreditkarte vorliegt, ist es notwendig, dass Sie die Kartennummer in Ihr Terminal manuell eingeben.
AirPlus gibt den Vertragsfirmen die Möglichkeit eine virtuelle Mastercard zu erzeugen, welche nur für die Abrechnung einer bestimmten Veranstaltung eingesetzt wird.
Erkennungsmerkmal AirPlus Nummer
Der Kunde hinterlegt im Rahmen seiner Buchung seine AirPlus Account Nummer, das Ablaufdatum sowie die AirPlus Bezahldaten, wie eine Projektnummer, Kostenstelle, Personalkennziffer und andere.
Diese Informationen werden dem Hotel in den Buchungsdetails im Bereich "Buchungen" im Admin Tool mitgeteilt. In der Buchungs-E-Mail an das Hotel steht der folgende Hinweis:
"Kreditkartendaten: der Rechnungsbetrag kann direkt von der Kreditkarte des Kunden eingezogen werden. Die Kartendaten finden Sie in den Buchungsdetails."
Abrechnung der mit AirPlus zu bezahlende Veranstaltung
Nach der Veranstaltung senden Sie die Gesamtrechnung an die vom Kunden erfragte Rechnungsadresse und buchen den Betrag von der virtuellen Kreditkarte ab. Die virtuelle Kreditkartennummer kann wie eine gewöhnliche MasterCard Kreditkarte manuell (Card–not-Present) in Ihren Authorisierungsterminal eingegeben werden. Bei dieser Transaktion muss keine physische Karte vorgelegt werden, da es sich um ein offizielles virtuelles MasterCard-Produkt handelt. Eine Bevollmächtigung Dritter ist in diesem Fall nicht erforderlich, da die Identität des Buchenden bereits bei der Generierung der Kartennummer überprüft wurde.
Anzahlungen mit AirPlus abrechnen
Normalerweise ist die Bezahlung mit AirPlus für ein Hotel ein besonders sicherer Zahlungsweg. Sollte dennoch ein Deposit notwendig sein, besprechen Sie die Abwicklung direkt mit Ihrem Kunden, da sichergestellt werden muss, dass eine Autorisierung für mehrere Transaktionen im Kartenaccount eingerichtet ist.
AirPlus Zahlung bei Buchung über die eigene MICE Buchungsmaschine
MeetingMarket bietet die Möglichkeit, den AirPlus Checkout auch für Ihre Buchungsmaschine (groupsres) freizuschalten. Die Freischaltung beantragen interessierte Hotels, die diesen zusätzlichen Service anbieten möchten, beim MeetingMarket-Supportteam.
Häufig gestellt Fragen zur Abrechnung mit Airplus
(Quelle AirPlus):
AirPlus bietet Firmenkunden eine Vielzahl an Möglichkeiten ihre geschäftlichen Reiseleistungen zu begleichen. Insbesondere für das Buchen und Bezahlen von Hotelleistungen kann neben der Reisestellen- oder Firmenkreditkarte auch die virtuelle Kreditkarte von AirPlus eingesetzt werden.
Was ist eine virtuelle Kreditkarte?
Eine virtuelle Kreditkarte ist die digitale Version einer Plastik-Kreditkarte und wird von allen gängigen Anbietern wie Visa oder MasterCard angeboten. Die virtuelle Kreditkarte von AirPlus ist eine für lediglich eine Buchung gültige MasterCard-Kreditkartennummer, die maximal drei Autorisierungen erlaubt. Danach wird die Kartennummer ungültig und kann nicht mehr eingesetzt werden.
Warum setzen Firmen auf virtuelle Kreditkarten?
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für den Einsatz virtueller Kreditkarten, da diese zwei entscheidende Vorteile vereinen. Zum einen können Leistungen direkt zentral abgerechnet werden, wodurch ein Unternehmen nicht nur ihre Mitarbeiter entlastet sondern auch volle Transparenz über alle Reiseausgaben erreicht. Zum anderen können virtuelle Kreditkarten auf einen bestimmten Zweck zugeschnitten werden, indem für jede Kartennummer ein bestimmtes Limit, die Gültigkeitsdauer oder die Anzahl möglicher Transaktionen definiert wird.
Darf ich eine virtuelle Kreditkartennummer als Zahlungsmittel akzeptieren?
Ja, virtuelle Kreditkarten können im Rahmen der bestehenden Akzeptanzvereinbarung mit MasterCard von Ihnen akzeptiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Terminal eine Card-not-Present Funktion unterstützt. Denn da keine physische Karte vorliegt, ist es notwendig, dass Sie die Kartennummer in Ihr Terminal manuell eingeben.
Welche Vorteile hat mein Hotel durch den Einsatz einer virtuellen Kreditkarte?
Virtuelle Kreditkarten werden von Geschäftsreisenden alternativ zur Rechnungszahlung genutzt. Im Vergleich zur Rechnung bietet die virtuelle Kreditkarte von AirPlus Ihrem Hotel eine höhere Zahlungssicherheit sowie eine schnellere Bezahlung. Außerdem unterstützen Sie so die Prozesse Ihrer Geschäftskunden was die Loyalität Ihrer Kunden steigert.
Wie kann ich eine virtuelle Kreditkarte belasten?
Die virtuelle Kreditkartennummer kann wie eine gewöhnliche MasterCard Kreditkarte manuell (Card–not-Present) in Ihr Autorisierungsterminal eingegeben werden.
Bei dieser Transaktion muss keine physische Karte vorgelegt werden, da es sich um ein offizielles virtuelles MasterCard Produkt handelt. Eine Bevollmächtigung Dritter ist in diesem Fall nicht erforderlich, da bei Generierung der Kartennummer schon die Identität des Buchenden überprüft wurde.
Welche Leistungen können mit einer virtuellen Kreditkarte belastet werden?
Da die virtuellen Kreditkarten von AirPlus die digitale Version einer MasterCard-Kreditkarte ist, kann diese wie eine klassische Firmenkreditkarte belastet werden.
Wird Ihnen während der Buchung ein Kostenübernahmeformular übermittelt, in dem der Firmenkunde festlegt, welche Leistungen Ihr Hotel der virtuellen Kreditkartennummer belasten kann (z.B. Übernachtung, Verpflegung, Steuer), sollte dies beachtet werden. Sofern Leistungen anfallen, die nicht in der Buchung vorgesehen sind (z.B. Minibar, Parken), können diese der virtuellen Kreditkarte nicht belastet werden, sondern müssen gegebenenfalls mit einer separaten Karte des Reisenden gezahlt werden.
Wie kann ich eine virtuelle Kreditkarte autorisieren?
Der Autorisierungsprozess unterscheidet sich nicht von einer gewöhnlichen MasterCard Transaktion. Der einzige Unterschied: Da keine physische Karte vorhanden ist, muss die Nummer manuell in das Terminal eingegeben werden. Eine virtuelle Kreditkarte von AirPlus kann standardmäßig drei Mal autorisiert werden – bei der Buchung, beim Check-In und beim Check-Out.
Wie setze ich die Nummer beim Check-In ein?
Beim Check-In autorisieren Sie die virtuelle Kreditkarte für den Betrag der Leistungen, die bei der Buchung angegeben wurden. Hierzu muss die Kartennummer manuell erfasst werden, da keine physische Karte existiert.
Was muss beim Check-Out beachtet werden?
Bei der Abreise des Gastes wird die beim Check-In autorisierte Kartennummer nochmals verwendet, um eine monetäre Transaktion anzustoßen. Die Rechnung können Sie direkt aushändigen, oder an das Unternehmen des Geschäftsreisenden senden – ganz wie der Gast es wünscht. Wird die Rechnung beim Check-Out übergeben, weisen Sie den Gast bitte darauf hin, dass die Rechnung mit der Reisekostenabrechnung einzureichen ist. 09/2016
Wie erhalte ich die Bezahlung?
Die Zahlung erfolgt in gleicher Weise und innerhalb desselben Zeitrahmens wie bei anderen MasterCard Transaktionen üblich. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Vertrag mit Ihrem Acquirier oder Payment Service Provider.
Was, wenn meine Autorisierung abgelehnt wird?
Bei einer Ablehnung sollten Sie zunächst alle eingegebenen Daten auf ihre Richtigkeit überprüfen (Kartennummer, Gültigkeitsdatum, Betrag). Falls nach erneuter Eingabe immer noch keine Autorisierung durchführbar sein sollte, kontaktieren Sie bitte den AirPlus Customer Service. Die Telefonnummer für den lokalen AirPlus-Support finden Sie am Ende dieses Dokuments.
Was, wenn meine Belastung abgelehnt wird?
Bitte prüfen Sie, ob Sie die Autorisierungsnummer angegeben haben, welche Ihnen bei der Autorisierung der Kreditkartennummer von AirPlus mitgeteilt wurde. Stellen Sie bitte zudem sicher, dass der Betrag den freigegebenen Wert nicht überschreitet.
Was, wenn ich einen falschen Betrag autorisiert und belastet habe?
Wenn Sie einen zu hohen Betrag belastet haben, können Sie diesen der Kreditkartennummer wieder gutschreiben. Bei einer zu niedrigen Belastung können Sie die Kartennummer einfach ein zweites Mal mit dem Differenzbetrag belasten.
Wen kann ich bei Problemen mit der virtuellen Kreditkarte von AirPlus kontaktieren?
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Afrika |
+49 (0) 6102 204 333 |
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Amerika |
+49 (0) 6102 204 444 |
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Australia |
+61 (0) 2 8324 5670 |
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Belgien |
+32 (0) 702 230 15 |
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Dänemark |
+45 (0) 436 821 26 |
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Deutschland |
+49 (0) 6102 204 444 |
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Frankreich |
+33 (0) 143 123 636 |
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Hong Kong |
+852 (0) 2525 1400 |
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Italien |
+39 (0) 514 389 330 |
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Luxemburg |
+32 (0) 702 230 15 |
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Niederlande |
+31 (0) 20 795 2300 |
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Österreich |
+43 (0) 193 135 15 |
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Schweden |
+46 (0) 851 761 628 |
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Schweiz |
+41 (0) 43 210 37 50 |
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Vereinigtes Königreich |
+44 (0) 20 8994 4725 |