Für viele Veranstaltungsplaner sind die Stornierungsoptionen einer Location ebenso wichtig wie der Preis. Sind die Optionen zu restriktiv, wird oftmals eine alternative Location gebucht. Bei zu kulanten Stornofristen besteht jedoch die Gefahr von kurzfristigen Stornierungen, was am Ende zu leerstehenden Veranstaltungsräumen führen kann.
Staffeln Sie nach Buchungswert
Falls Sie Ihre Staffeln aktuell an Personen-/ Teilnehmerzahlen ausrichten, empfehlen wir zur Vereinfachung die generelle Umstellung auf die Staffelung nach Umsatz.
Stornierungsfristen erfassen
- Öffnen Sie den Bereich Eigene AEBs in Ihrem MICE Extranet. Im oberen Bildschirmbereich finden Sie den Abschnitt 'Stornofristen'.
- Legen Sie Ihre gewünschten Buchungswertstufen fest und definieren Sie für jede dieser Stufen entsprechende Fristen sowie prozentuale Fälligkeitsbeträge.
Sie haben die Möglichkeit unbegrenzt viele Buchungswertstufen, aber auch Fristen einzustellen. Nutzen Sie hierfür die Schaltflächen 'Weitere Buchungswertstufe hinzufügen' bzw. 'Frist hinzufügen'. - Nach erfolgreicher Erstellung Ihrer Stornierungsfristen klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" am rechten unteren Bildschirmrand.
Tipp: Beobachten Sie wie kurzfristig bei Ihnen Anfragen für bestimmte Veranstaltungsgrößen einlaufen. Erhalten Sie die meisten Anfragen für große Tagungen zwischen 3 und 6 Monate vor dem Veranstaltungstermin, sollte 4-6 Monate vorher der letzte kostenfreie Stornierungstermin eingetragen sein. Ansonsten lehnen Sie zu viele Anfragen ab, obwohl der Kunde, der den Raum gebucht hat, noch stornieren kann.
Erfahrungsgemäß haben kleinere Veranstaltungen (<2.000 €) eine kürzere Vorausbuchungszeit. Eine kostenlose Stornierungsmöglichkeit bis 30, 21 oder 14 Tage vor Anreise ist also sinnvoll.
Kommunikation und Darstellung der Stornierungsfristen
Nachdem Sie Ihre Stornierungsfristen erfolgreich eingestellt haben, ist es wichtig, dass diese dem Kunden auch klar ersichtlich angezeigt werden. Nach erfolgreichem Speichern der erstellten Einstellungen werden die Informationen an folgenden Stellen Ihrer Buchungsmaschine sowie den Seiten unserer Vertriebspartner kommuniziert:
- Hotel-Detailseite:
Direkt unterhalb der Reservieren-Schaltfläche, am rechten Bildschirmrand, erscheint ein Link namens "Stornobedingungen". Beim Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit den entsprechenden Informationen. - AGB's:
Am unteren Ende Ihrer Hotel-Detailseite stellen wir Ihre im Extranet hinterlegten Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verfügung. In diesem Dokument werden automatisch auch Ihre Stornobedingungen angezeigt. - Reservierungsbestätigung/ -Angebot:
Mit jeder Reservierung senden wir dem Kunden automatisch eine Email mit entsprechender Reservierungs-Bestätigung in PDF-Format. Dieses angehängte Dokument enthält auch die von Ihnen hinterlegten Stornobedingungen. Das Selbe gilt für mit dem Angebotsgenerator versendete Tagungsangebote.