Nutzen Sie Fidelio Suite 8 als Property Management Systen, so haben Sie die Möglichkeit über einen aus Ihrem PMS gesendeten Report die Verfügbarkeit im Extranet automatisiert upzudaten.
Erstellen des Verfügbarkeitsreports
- Fidelio stellt den Verfügbarkeitsreport kostenfrei zu Verfügung. Allerdings müssen Sie den Report mit Hilfe einer Anleitung selbstständig in Ihrem PMS aufsetzen.
- Zunächst benötigen Sie die von Fidelio zur Verfügung gestellte Anleitung (jetzt downloaden).
- Folgen Sie den Anweisungen des Anleitung, um den Report aufzusetzen.
Verknüpfen des Verfügbarkeitsreports
- Ihr Onboarding Kontakt verknüpft in der Regel den Verfügbarkeitsreport für Sie. Sie können die Verknüpfung allerdings auch selbst vornehmen.
- Öffnen Sie im Extranet den Tab Verfügbarkeit und klicken Sie unten links im Kalender auf 'Verfügbarkeiten automatisiert importieren'.
- Nun öffnet sich ein neues Fenster. Klicken zunächst auf 'Aktiv'.
- Wählen Sie als Verfügbarkeitsmethode 'Direkt aus dem Property Management System' und anschließend 'Fidelio Suite 8' aus.
- Fahren Sie fort, indem Sie 'Klicken Sie bitte hier, sobald alle Einstellungen in Fidelio Suite 8 vorgenommen sind' und 'Prüfen' klicken.
- Sollten Sie hier eine Fehlermeldung angezeigt bekommen, kann dies folgende Gründe haben:
a) Fehlermeldung: "Für diese E-Mailadresse wurden noch keine E-Mails empfangen."
Das System braucht nach dem ersten Erhalt des Reports bis zu ein paar Stunden, um ihn zu verabeiten. Versuchen Sie es nach einigen Stunden erneut.
b) Fehlermeldung: "Der Report für diese E-Mailadresse ist fehlerhaft."
Prüfen Sie, ob der Report auch wirklich als Textdatei versendet wird. Andere Formate kann das System nicht verarbeiten.
Hilft keiner der angezeigten Vorschläge, kontaktieren Sie das MICE Support Team.
Auswählen der Status Codes
- Bestimmen Sie nun die Statuscodes, welche im MICE Kalender die Räumen blocken sollen und klicken Sie auf 'Weiter'.
Zuordnen der Meetingräume
- Im letzten Schritt sollten die Räume im Report mit den Räumen im Extranet verknüpft werden. Ordnen Sie also den Räumen im Extranet ihr Equivalent aus dem Report zu, damit die Verfügbarkeiten für die jeweiligen Räume korrekt übertragen werden.
- Klicken Sie hierfür auf das Drop-Down-Menü und wählen Sie den passenden Raum aus.
- Sie erhalten nun eine Meldung, die Sie darüber Information wie viele Veranstaltungen importiert werden. Klicken Sie auf 'OK'.
- Ihre Veranstaltungen werden von nun am automatisch aus Ihrem PMS übermittelt.