Nutzen Sie Opera Sales & Catering als Property Management Systen, so haben Sie die Möglichkeit über einen aus Ihrem PMS gesendeten Report die Verfügbarkeit im Extranet automatisiert upzudaten.
Erstellen des Verfügbarkeitsreports
- Opera stellt den Verfügbarkeitsreport kostenfrei zu Verfügung. Allerdings müssen Sie den Report mit Hilfe einer Anleitung selbstständig in Ihrem PMS aufsetzen.
- Zunächst benötigen Sie die von Opera zur Verfügung gestellte Anleitung (jetzt downloaden), sowie OSR Datei, die später zur Aufsetzung des Reports benötigt wird (jetzt downloaden).
- Folgen Sie den Anweisungen des Anleitung, um den Report aufzusetzen.
Verknüpfen des Verfügbarkeitsreports
- Ihr Onboarding Kontakt verknüpft in der Regel den Verfügbarkeitsreport für Sie. Sie können die Verknüpfung allerdings auch selbst vornehmen.
- Öffnen Sie im Extranet den Tab Verfügbarkeit und klicken Sie unten links im Kalender auf 'Verfügbarkeiten automatisiert importieren'.
- Nun öffnet sich ein neues Fenster. Klicken zunächst auf 'Aktiv'.
- Wählen Sie als Verfügbarkeitsmethode 'Direkt aus dem Property Management System' und anschließend 'Opera Sales & Catering' aus.
- Fahren Sie fort, indem Sie 'Klicken Sie bitte hier, sobald alle Einstellungen in Opera Sales & Catering vorgenommen sind' und 'Prüfen' klicken.
- Sollten Sie hier eine Fehlermeldung angezeigt bekommen, kann dies folgende Gründe haben:
a) Fehlermeldung: "Für diese E-Mailadresse wurden noch keine E-Mails empfangen."
Das System braucht nach dem ersten Erhalt des Reports bis zu ein paar Stunden, um ihn zu verabeiten. Versuchen Sie es nach einigen Stunden erneut.
b) Fehlermeldung: "Der Report für diese E-Mailadresse ist fehlerhaft."
Prüfen Sie, ob der Report auch wirklich als Textdatei versendet wird. Andere Formate kann das System nicht verarbeiten.
Hilft keiner der angezeigten Vorschläge, kontaktieren Sie das MICE Support Team.
Auswählen der Status Codes
- Hotelketten haben die Möglichkeit einen Report für mehrere Hotels zu versenden und identifizieren die einzelnen Häuser mittels eines Kürzels oder einer Nummer. In diesem Fall müssen Sie zunächst Ihr Kürzel oder Nummer auswählen.
- Bestimmen Sie nun die Statuscodes, welche im MICE Kalender die Räumen blocken sollen und klicken Sie auf 'Weiter'.
Zuordnen der Meetingräume
- Im letzten Schritt sollten die Räume im Report mit den Räumen im Extranet verknüpft werden. Ordnen Sie also den Räumen im Extranet ihr Equivalent aus dem Report zu, damit die Verfügbarkeiten für die jeweiligen Räume korrekt übertragen werden.
- Klicken Sie hierfür auf das Drop-Down-Menü und wählen Sie den passenden Raum aus.
- Achten Sie unbedingt darauf, dass das Datumsformat ganz oben mit dem Datumsformat im Report übereinstimmt und klicken Sie anschließend auf 'Speichern'.
- Sie erhalten nun eine Meldung, die Sie darüber Information wie viele Veranstaltungen importiert werden. Klicken Sie auf 'OK'.
- Ihre Veranstaltungen werden von nun am automatisch aus Ihrem PMS übermittelt.