Bevor Sie Ihre MICE Buchungsmaschine im vollen Umfang nutzen können, müssen Sie zunächst ihr Hotelprofil erstellen und entsprechende Raum-, Kontakt- und Preisinformationen hinterlegen.
Folgen Sie einfach den folgenden 4 Schritten, um die wichtigsten Daten zu hinterlegen, die für die Aktivierung Ihres Profils benötigt werden.
Login ins Extranet
- Um sich in Extranet einzuloggen folgen Sie dem folgenden Link oder tragen die entsprechende URL in die Adresszeile Ihres Webbrowsers ein: http://meetingmarket.de/admin
- Sie sollten bereits Logindaten von uns per E-Mail erhalten haben. Tragen Sie diese nun in die vorgesehenen Felder ein. Sollten Ihnen die Logindaten noch nicht vorliegen, so treten Sie bitte mit uns in Kontakt. Wir helfen Ihnen umgehend weiter.
Basisdaten hinterlegen
Der Bereich Basisdaten im Extranet gliedert sich in 5 Tabs. Die folgenden 4 Bereiche sollten unbedingt bearbeitet werden, denn sie sind essentiell für die Aktivierung Ihres Profils.
Hier erfassen Sie allgemeine Informationen über Ihr Hotel wie Adresse, Kontaktperson, Beschreibungstexte und Facts.
2. Ausstattung:
Hier definieren Sie allgemeine Ausstattungsmerkmale Ihres Hotels, Hotelleistungen und Zimmerausstattung.
3. Galerie:
Laden Sie 10-15 hochauflösende Bilder hoch und zeigen Sie Ihr Haus von der besten Seite. Als Hauptbild empfehlen wir ein aussagekräftiges Bild vom einem Ihrer Tagungsräume zu verwenden.
4. Eigene AEBs:
Hinterlegen Sie hier Ihre Stornierungsbedingungen, gestaffelt nach Buchungswert und Frist. Die Stornierungsfristen werden dem Kunden vor und während des Buchungsvorgangs angezeigt und sind erneut in der Buchungsbestätigung einzusehen.
Fügen Sie außerdem Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) für den Hotelaufnahmevertrag und für Veranstaltungen ein. Ihre vollständigen AGB für Tagungsräume und Zimmer sind besonders wichtig, da diese vom Kunden während des Buchungsvorgangs akzeptiert werden.
Raumdaten, Ausstattung & Verpflegung
Im Bereich Inventar & Raten werden alle Informationen und Daten zu Ihren Kongressräumen, Hotelzimmern, Verpflegung und Ausstattung eingetragen. Die folgenden Bereiche müssen vor der Aktivierung des Profils unbedingt vollständig bearbeitet werden:
1. Hotelzimmer:
Um auch Hotelzimmer in Kombination mit Meetings anzubieten, sollten Sie Ihr MICE Profil mit dem Expedia Partner Central verknüpfen. Für Einzel- und Doppelzimmer können mehrere Kategorien und Raten ausgewählt und importiert werden. Das Tool greift dann auf die im Expedia Partner Central eingestellten Verfügbarkeiten und Raten zu. Sie haben die Möglichkeit mehrere Kategorien zu verknüpfen und können die Reihenfolge beliebig verändern. Wählen Sie am besten eine Rate exklusive Frühstück aus.
2. Kongressräume:
Hier legen Sie Ihre Veranstaltungsräume an. Definieren Sie die Raummaße und Kapazitäten bei unterschiedlichen Bestuhlungsformen und kennzeichnen Sie Raumkombinationen. Legen Sie für jeden Raum einen Hauptraum-Mietpreis, Hauptraum-Mindestumsatz und optional einen Gruppenraum-Mietpreis fest. Wenn es für Ihr Haus sinnvoll ist, können Sie für jeden Raum und jede Bestuhlungsform einen unterschiedlichen Preis pro Wochentag eintragen.
3. Verpflegung:
Hinterlegen Sie hier die Einzelpreise für verschiedene Verpflegungselemente. Tragen Sie möglichst alle Preise vollständig ein, da diese zur Kalkulation verwendet werden. Das System kalkuliert mit jeder Suchabfrage, ob eine Pauschale oder eine Zusammenstellung von Einzelleistungen für den Kunden preiswerter ist und bietet die günstigere Variante an. Vergessen Sie nicht die entsprechenden Beschreibungen einzutragen, damit für den Kunden klar ersichtlich ist welche Leistung die gebuchte Verpflegung beinhaltet.
Tipp: Sie haben die Möglichkeit eigene Verpflegungelemente anzubieten, indem Sie auf "Verpflegung hinzufügen" klicken, die Verpflegung benennen und bepreisen.
4. Ausstattung:
Durch Anklicken können Sie auswählen, welche Austattungselemente Sie anbieten können und wollen. Hinterlegen Sie die entsprechenden Mietpreise pro Tag oder pro Person.
Tipp: Sie haben die Möglichkeit eigene Austattungselemente anzubieten, indem Sie auf "Austattung hinzufügen" klicken, das Element bennen und bepreisen.
5. Tagungsangebote:
Optional können Sie auch Tagungspauschalen hinterlegen, die automatisch angeboten werden, wenn die Pauschale der Suchabfrage des Kunden entspricht. Sie können bis zu 4 Pauschalen einstellen. Dabei gilt es darauf zu achten, dass sich die einzelnen Pauschalen in den Grundbausteinen unterscheiden. Sind die Grundbausteine gleich, wird das System immer die günstigere Pauschale anbieten. Definieren Sie außerdem, ob die Raummiete in der Pauschale inkludiert ist, ab wie vielen Teilnehmern ein Kunde die Pauschale buchen kann und für welche Räume die Pauschale angeboten werden darf. Zusätzlich zum Preis pro Person, können Sie auch hier wieder die Preise an Wochentage und Bestuhlungsform anpassen. Durch Anklicken kann ausgewählt werden, welche Elemente in der Pauschale inkludiert sein sollen.
Raumverfügbarkeiten pflegen
Um direkt buchbar zu sein, werden stets Ihre aktuellen Verfügbarkeiten benötigt. Es gibt 2 Möglichkeiten die Verfügbarkeiten aktuell zu halten - per automatisierten Verfügbarkeitsreports aus Ihrem PMS oder durch manuelles Pflegen des Verfügbarkeitskalenders. Navigieren Sie hierzu zum Bereich Verfügbarkeit.
1. Automatisierte Verfügbarkeitsreports aus Ihrem PMS
Einige PMS-Anbieter bieten einen solchen Report aus dem jeweiligen PMS an. Dazu gehören unter anderem Opera Sales & Catering, Micros Fidelio Suite 8, Protel, Sihot und Bankettprofi. Kontaktieren Sie unser Support-Team, um weitere Informationen zu erhalten.
Wie Sie das PMS Ihrer Wahl mit unserem System verknüpfen erklären wir detailliert in diesem Artikel.
2. Manuelle Verfügbarkeitspflege im Verfügbarkeitskalender
Öffnen Sie den Verfügbarkeitskalender und tragen Sie hier alle bereits gebuchten Veranstaltungen in den jeweiligen Räumen ein. Wie die manuelle Verfügbarkeitspflege genau funktioniert, wird detailliert in diesem Artikel erläutert.
Tipp: Die Nutzung des Verfügbarkeitskalenders ist kostenlos und ermöglicht Ihnen das Ersetzen altmodischer und unpraktischer Kalenderlösungen wie ein Reservierungsbuch, eine Excel-Tabelle oder Outlook-Kalender. Pflegen Sie alle Veranstaltungsdaten an einem Ort - webbasiert, übersichtlich und leicht zugänglich für all Ihre Mitarbeiter.
Geschafft! Sobald Sie alle erforderlichen Informationen in Ihrem MICE Extranet erfasst haben, kann es losgehen. Setzen Sie Sich nun mit Ihren Onboarding Spezialisten in Verbindung. Diese führen mit Ihnen einen finalen Profilcheck durch und aktivieren im Anschluss Ihr MICE Profil.
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