Die effektivste Form der Prozessautomatisierung ist die Echtzeit-Buchung (Instant Book) von Tagungsräumen, Equipment, Verpflegung und Gruppenübernachtungen.
Das bedeutet, dass nicht nur Preise vollautomatisch kalkuliert werden, sondern auch die Verfügbarkeit für eine Veranstaltungs-Konfiguration automatisch geprüft wird. Sind Preis und Verfügbarkeit für eine spezielle Veranstaltungskonfiguration bekannt, kann diese im Falle einer vorhandenen Verfügbarkeit vom Kunden sofort gebucht werden.
Der Vorteil für die gastgebende Location
- Der Zwischenschritt mit manueller Verfügbarkeitsprüfung und Rückbestätigung an den Kunden entfällt. Sie haben weniger Arbeit und Ihr Kunde die gewünschte Information in Echtzeit.
- Gleichzeitig stellen Sie Ihren Kunden Informationen zu Preisen und Verfügbarkeiten auf Ihrer Website zur Verfügung. So verringern Sie die Anzahl telefonischer Nachfragen in Ihrem Veranstaltungsbüro.
- Sie positionieren sich als innovativer Anbieter, welcher dem Kunden und natürlich sich selbst Zeit sparen möchte.
Kriterien für den Direktbuchungsprozess
Um vom Prozess "Buchungsanfrage" (Request to Book) zum Prozess "Direktbuchung" (Instant Book) zu wechseln, müssen Sie zwingend eine der folgenden beiden Kriterien erfüllen:
a) Sie verwalten die Verfügbarkeiten Ihrer Konferenzräume mit Outlook, Excel, Google-Kalender oder gar einem Reservierungsbuch und stellen dies auf den "Raumplaner" um, der Bestandteil des Onlinebuchungstool ist.
➡ Nutzen Sie unseren kostenlosen und integrierten Verfügbarkeitskalender (den Raumplaner) und stellen Sie sicher, dass dieser immer auf dem neuesten Stand ist. Weitere Infos zur Verwendung des Kalenders finden Sie hier.
b) Sie verwalten die Verfügbarkeiten Ihrer Konferenzräume mit einer Raumverwaltungs-Software (PMS), die über eine automatische Schnittstelle zum Onlinebuchungs-System verfügt:
➡ Verknüpfen Sie Ihr System über die vorhandene Schnittstelle mit dem Onlinebuchungstool. Wie das funktioniert, und mit welchen PMS-Systemen wir bereits zusammenarbeiten lesen Sie hier.
Die finale Umstellung des Prozesses kann ausschließlich über unser Support-Team erfolgen. Sobald Sie eines der oben genannten Kriterien erfüllt haben, setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung.