Benachrichtigung über eingegangene Buchung
Über eine neu eingegangene Buchung werden Sie per E-Mail informiert. Diese E-Mail wird an den von Ihnen festgelegten Ansprechpartner versendet.
Schritte direkt nach Buchungseingang
- Ihr Kunde hat bereits eine Buchungsbestätigung per E-Mail erhalten und zuvor Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) akzeptiert. Folglich müssen Sie Ihrem Kunden keinen zusätzlichen Vertag oder eine Buchungsbestätigung zusenden.
- Prüfen Sie, ob die Veranstaltung - wie vom Kunden gebucht - in Ihrem Haus stattfinden kann. Es gibt nur wenige Gründe eine Buchung zu stornieren. Mögliche Stornierungsgründe können sein: Exklusive Zusagen an Firmen gleicher Branchen (Compliance), Bedenken wegen der Art des Kunden (z.B. politische Ausrichtungen) oder schlicht ein Fehler in Ihrer Verfügbarkeitssteuerung.
Die jeweiligen Buchungsdetails finden Sie im Extranet unter Buchungen.
Stornierung einer Buchung
- Sollten Sie tatsächlich gezwungen sein eine Buchung zu stornieren, öffnen Sie im MICE Extranet den Tab Buchungen. Buchungen sollten nur in äußersten Ausnahmefällen storniert werden und spätestens innerhalb von 24 Stunden erfolgen.
- Klicken Sie die gewünschte Buchung an und wählen Sie 'dem Kunden stornieren' aus.
- Wählen Sie nun den Stornierungsgrund aus und klicken Sie auf 'Unwiderruflich stornieren'.
Vorsicht: Ihr Kunde wird nicht automatisch über die Stornierung informiert. Kontaktieren Sie daher unbedingt Ihren Kunden.
Bearbeitung der Buchung im Property Management System
- Um Ihre Raunmverfügbarkeiten immer aktuell zu halten, sollten Sie die eingegangene Buchung schnellstmöglich in ihr Property Management System eingeben.
Ausnahme: Bankettprofi verfügt über eine 2-Wege Schnittstelle. Eingehende Buchung werden direkt in Ihr PMS zurückgespielt. - Nutzen Sie den Verfügbarkeitskalender im Extranet, so wird die Buchung automatisch eingetragen.
- Sollten auch Hotelzimmer gebucht worden sein, übertragen Sie die Buchung auch in Ihr Property Management System.
Kontaktaufnahme mit dem Kunden
- Treten Sie unbedingt mit Ihrem Kunden in Kontakt, um weitere Details und die Zahlungsmodalitäten zu klären.
- Die Kontaktinformationen des Buchers werden Ihnen in der Buchungsmail übermittelt. Außerdem können Sie die Kontaktdaten jederzeit im MICE Extranet unter Buchungen abrufen.